Ce ne sono vari, sai.

E tra i vari, i principali sono quattro, che devi imparare a conoscere per valutare e capire come possono aiutare te e la tua attività.

1. Il sito dell’hotel e il CMS, la tua casa e la tua identità nel mondo online;
2. Il booking engine, strumento importantissimo per ricevere prenotazioni direttamente sul tuo sito;
3. Il channel manager, un software che aiuta a ottimizzare il tuo tempo e a gestire i canali di vendita online;
4. Il Property Management System (o PMS), ovvero il gestionale del/per la tua struttura.

Vorremmo ora approfondire tutti e quattro i punti in modo da permetterti di fare le tue considerazioni.

1. Il sito dell’hotel e il CMS

Il sito web dell’hotel è l’investimento da curare più di tutti tra i software gestionali per strutture alberghiere e dunque quello che dovresti mettere al centro dell’intera strategia di marketing. Perché? Esso rappresenta il punto di contatto principale con i tuoi potenziali clienti, dato che è il contenitore in cui confluisce tutto il traffico utenti che generi dalle varie campagne di Web e Social Marketing.

Deve essere perfetto sotto tutti i punti di vista e nulla va lasciato al caso. Questo perché, di base, abbiamo pochi secondi per colpire l’utente e convincerlo a rimanere sul sito dell’hotel. Ci rimarrà solo se l’esperienza che sta vivendo, navigando tra le nostre pagine, risulterà piacevole e soprattutto utile ai fini della sua ricerca online.

Un sito web che funziona diventa un vero strumento di business online, che genera costantemente visibilità, contatti e prenotazioni. E siamo convinti che questi siano gli obiettivi che sicuramente, come tutti gli imprenditori del settore turistico, hai anche tu... giusto?

Quali sono gli elementi che rendono un sito di successo? Sono tanti e diversi fra loro. È sicuramente importante la grafica del sito dell’hotel, così come l’usabilità, l’accessibilità, la velocità di caricamento, i contenuti, l’ottimizzazione SEO per i motori di ricerca e le funzionalità avanzate che influiscono sulla lead generation e l’ottimizzazione delle conversioni.

Un’altra caratteristica fondamentale che un sito web di una struttura ricettiva deve assolutamente avere oggi è il fatto di essere responsive, per essere visualizzato in maniera corretta su computer con schermi grandi e piccoli, su laptop e anche su dispositivi mobili come tablet e smartphone. "Responsive" significa, infatti, “che si adatta in automatico” al dispositivo da cui il sito viene visitato dall’utente e che rende tutti i contenuti accessibili, la navigazione fluida, veloce e intuitiva per le molteplici tipologie di dispositivi.

In alternativa al sito web responsive potrai eventualmente mantenere il sito così com’è e crearne uno totalmente dedicato al mobile con booking engine versione mobile implementato, contenuti veloci e specifici per navigatori da smartphone.

La domanda sicuramente sorgerà spontanea: è meglio realizzare un sito mobile o un sito responsive? L’obiettivo per entrambi i casi è far sì che le informazioni contenute nel nostro sito internet siano facilmente fruibili da chi utilizza dispositivi di natura e dimensioni completamente diverse. Sappi solo che uno non è migliore dell’altro, semplicemente si tratta di due approcci diversi.

Ricorda quindi: il sito dell’hotel è il suo biglietto da visita on line. Pertanto dovrà avere tutte le caratteristiche necessarie per essere in grado di comunicare in modo efficace e dare un’impressione positiva all’utente, tale da farlo rimanere sul sito il più a lungo possibile e convincerlo a prenotare.

2. Il Booking Engine

Il Booking Engine è uno strumento che permette di trasformare il tuo sito web in un canale di vendita diretta. Consente agli utenti che si collegano al tuo sito di consultare in tempo reale la disponibilità delle camere che hai messo in vendita e successivamente, se interessati, di prenotare in maniera autonoma il proprio soggiorno, fornendo i dati della propria carta di credito a garanzia.

Quali sono i principali vantaggi del Booking Engine per l’utente del tuo sito web?

• Immediatezza: il cliente può controllare sul booking engine la disponibilità delle camere nel periodo che gli interessa e può sceglierle in base ai suoi gusti ed esigenze (una suite piuttosto che una standard, una doppia o una familiare in base al tipo di target a cui appartiene; la tariffa e i tipi di servizi che vuole includere...). Una volta che ha deciso, può prenotare direttamente compilando i campi richiesti e comunicando i dati della carta di credito a garanzia. Non gli serve entrare in comunicazione diretta con l’hotel: nessuna mail, nessuna telefonata. Il cliente fa tutto in autonomia.
• Sicurezza: gli hotel senza booking engine solitamente richiedono i dati della carta di credito al cliente tramite e-mail. Ricorda che questa è una prassi poco gradita soprattutto ai turisti stranieri, che prediligono fornire i dati della loro carta di credito tramite una connessione sicura e criptata, proprio quella utilizzata dai booking engine.
• Tariffa migliore: il booking engine sul sito ufficiale dell’hotel rappresenta solitamente per l’utente, e mi auguro caldamente sia così, il canale online dove trovare le tariffe migliori e più aggiornate per il proprio soggiorno.

Quali sono i principali vantaggi di avere un booking engine, invece,dal punto di vista della struttura ricettiva?

• Ottimizzazione del lavoro: potrai risparmiare tanti passaggi relativi al processo di prenotazione, che grazie al booking engine diviene veloce e automatizzato. Avrai così più tempo libero per dedicarti ad altre attività.
• Aumento delle prenotazioni: il principale pregio di un booking engine è quello di incrementare le conversioni, ovvero il numero di visitatori sul sito che prenotano effettivamente una camera.

Te ne parleremo ampiamente ancora perché vorremmo spiegarti come scegliere il booking engine adatto a te, quali sono le cose a cui devi prestare attenzione, le caratteristiche principali che deve avere, come settarlo nel modo migliore.

3. Il Channel Manager

Il Channel Manager è un software gestionale utilizzato per gestire i prezzi e le disponibilità delle camere di un hotel, di un B&B, di campeggi e qualsiasi altra tipologia di struttura che appare sui vari canali di distribuzione.

Ci spieghiamo meglio: una struttura ricettiva oggi vende le camere sul proprio sito web e anche su altri e diversi portali di prenotazione detti OTA, ossia Online Travel Agency. I più conosciuti sono Booking.com, Expedia, Hrs.

Su questi portali devi definire i tuoi parametri di vendita, come ad esempio il prezzo, la disponibilità, il soggiorno-minimo, ecc. per ogni camera e per ogni giorno del calendario. Ogni volta che una camera viene prenotata o che modifichi il prezzo di un periodo, è necessario intervenire rapidamente su tutte le extranet delle varie OTA dove le camere vengono offerte, aggiornando manualmente i dati. Un Channel Manager effettua questa “sincronizzazione” automaticamente.

Quindi, in definitiva, in che modo ti aiuta un channel manager?

1. Sincronizzando tutti i tuoi canali di vendita inseriti. Se vendi le tue camere su più di una piattaforma online, il channel manager ti fa risparmiare tempo e fatica, perché offre un modo facile e veloce per aggiornare le tue tariffe su tutti i canali di prenotazione online con un’unica azione.
2. Scaricando le prenotazioni dai portali OTA direttamente nel tuo PMS;
   
3. Azzerando i rischi di overbooking, poiché quando una camera viene prenotata, il sistema rimuove la sua disponibilità automaticamente su tutti gli altri canali.

Delle caratteristiche principali che il tuo channel manager dovrebbe avere e a cui dovresti far attenzione per scegliere il più adatto alla tua struttura ti parleremo ampiamente in un articolo dedicato.

4. Il PMS, o software gestionale per hotel

Il PMS è una sorta di piattaforma che gestisce tutti gli aspetti delle attività alberghiere permettendo di offrire agli ospiti esperienze di qualità superiore. Nel gergo comune lo si chiama anche semplicemente "gestionale".

Che compiti ha un PMS e cosa ti aiuta a fare?

1. Ti aiuta a gestire le attività di front office, come le prenotazioni, le operazioni di check-in e check-out dei clienti, l’assegnazione delle camere, la gestione delle tariffe e della disponibilità, la fatturazione. Automatizza, quindi, innumerevoli operazioni che spesso molte strutture soprattutto di piccole dimensioni fanno ancora a mano. 
2. Ti aiuta a gestire le varie eventuali attività del tuo hotel: food & beverage, centro benessere o spa, catering o banqueting, housekeeping, manutenzione, eventi.
3. Compila una reportistica: raccoglie, elabora e archivia una serie di statistiche indispensabili per il business della tua struttura ricettiva (ADR, RevPAR, pick-up, tasso di occupazione, ecc.) e ti permette, quindi, di fare Revenue e di avere la situazione sotto controllo della tua struttura. 
4. È, se decidi di averlo, il cuore pulsante della struttura: se messo in opera come si deve, collega tutti i vari strumenti di terze parti come channel manager, booking online, CRS, POS e quant’altro.
   

Qual è lo scopo principale dell’avere un PMS in struttura? Semplificarti la vita aiutandoti nell’ottimizzazione delle attività che svolgi quotidianamente, rendendo più efficiente il tuo lavoro. Se non lo fa significa che non hai scelto lo strumento giusto per te. 

Inoltre, esistono anche i PMS per hotel “All in one”. Sono esattamente quelli che offrono in un’unica piattaforma tutto ciò che ti è necessario e quindi PMS, booking engine, channel manager e spesso anche CRM (Customer Relationship Management), strumenti di marketing e di revenue, tutti integrati tra loro con un unico centro di comando. Ciò vuol dire che hai in un solo strumento tutti i software gestionali di cui il tuo hotel ha bisogno, e di conseguenza avrai un solo fornitore e interlocutore. Avere un software all in one per molte strutture ricettive significa semplificare il lavoro quotidiano e di pianificazione e poterne gestire ogni aspetto della propria struttura (sincronizzazione prenotazioni, check-in, fatturazione, campagne di email) con pochissimi passaggi e azioni.

Probabilmente la domanda ora sorge spontanea: è meglio acquistare un all in one o prendere singolarmente i singoli software? Non c’è una risposta giusta o sbagliata, dipende da vari fattori:

• le tue abitudini: come sei abituato a gestire i tuoi strumenti? Preferisci un centro di comando da dove gestire tutto o ti trovi meglio a separare le gestioni dei vari processi?
• La volontà di avere uno o più interlocutori da un punto di vista di fornitori. Alle volte per un imprenditore scegliere più fornitori che uno solo è una scelta strategica o commerciale.
• La situazione da cui parti: se hai una struttura con un gestionale che utilizzi da anni e che non vuoi cambiare, probabilmente sarà per te più facile aggiungere o cambiare gli strumenti mancanti come il booking engine o il channel manager e interfacciarli al tuo PMS. Se invece stai aprendo una nuova struttura o non hai mai utilizzato un gestionale, potresti valutare di acquistare un software all in one.

Conclusioni

Una volta definiti i tuoi obiettivi e considerati questi 4 tool gestionali, che tu voglia creare il sito web del tuo hotel trasformandolo in un'accattivante vetrina o che tu debba scegliere tra i migliori software gestionali, siamo a tua disposizione per aiutarti.

Definisci i tuoi obiettivi, e non esitare a contattarci

Eleonora Zoccoletti

Founder